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【仕事術】受注できる提案書を書きたい人必見!ビジネスマン必須スキル!提案書の書き方講座

投稿日:2019年3月3日 更新日:

この記事を読んで欲しい人

  • 提案書のお作法が分からない人
  • なぜか受注できない人
  • 上司に提案書をいつも指摘される人
  • プレゼンは苦手だけどせめて提案書はしっかり書きたい人
  • 受注率を少しでも高めたい人

ここではビジネスマンの必須スキル「提案書の書き方」についてご紹介させて頂きます。

クライアントへの提案機会が多いので、これまで学んだノウハウを凝縮してお伝えしたいと思います。

本講座について

本講座の目的と目標とするレベルは以下の通りです。

〇本講座の目的

提案書作成のお作法について理解することが本講座の目的です。

本講座を通して、以下を理解できます。

  • 提案書の目的・重要性
  • 構成と記載例
  • 記載にあたっての留意点

〇本講座の目標とするレベル

ロジカルシンキング・ロジカルライティングスキルを前提として、提案書のお作法を理解し、OJTで提案書作成スキルを身に着けます。

提案書とは

提案書とは、仕事の価値を説明し、受注する上で最も重要なコミュニケーションツールとなります。

提案書とは

  • クライアントに提供する時間や製品という売り物が、いかなる価値をもたらすか明快に説明することは、提案活動において最も重要
  • 自社が提供する価値の内容を文書にして説明したものが提案書であり、仕事を獲得する上で、最も重要なコミュニケーションツール
  • 尚、クライアントとのリレーションだけで仕事が取れるというのは誤解と心得る。価値の説明があった上であれば受注確度を上げてくれるが、それなしの受注は、まぐれ当たりであり、持続性はない。また、作業内容が不明確であったり実現性が無ければ、会社に損害を与えるため、注意が必要

提案書の性質とポイント

提案書の性質とポイントは以下になります。

提案書の性質とポイント

  • 提案書は性質上、コンテクスチュアル(文脈がある)な文書
  • 相対しているクライアントが期待している内容・具体的な依頼事項
  • 社内でじっくりデリバリのやり方を討議した内容
  • 現場レベル(自社-クライアント間)の温度感
  • そもそもコンテクスチュアルなものを、コンテクストをわかっていない人が見てもわかるように記載する
  • クライアント社内でプレゼン無しで、回覧されることも見通す(上層部・他事業部・調達部署、等)
  • 一定の様式(スタイル)に沿うことで、疑問の余地を差し挟む余地を小さくすることができる

効果的に価値を説明するための8要素

我々の仕事の価値を説明するためには、以下8要素をカバーすることが必要十分条件となります。

提案書の基本構成

効果的に価値を説明するための8要素をカバーするのが、そのまま提案書の基本構成となります。

基本構成の細則

基本構成の細則としては、以下の通りとなります。

基本構成の細則

  • 基本構成であって、必ずしもページ割りをその通り分けなくてもよい
  • 特に、②~⑤は、1スライド1メッセージを成り立たせた上で、キーとなるスライドは、結局2-3枚にまとまってしまうことも多い
  • ②検討領域と③検討アプローチを1ページに記載
  • ③検討アプローチと④検討スケジュールを1ページに記載
  • ④検討スケジュールと⑤役割分担を同ページに記載
  • ①本取組みの目的、⑥体制、⑦報酬見積もりは、それぞれ1枚ずつ書くことが圧倒的に多い
  • ⑤役割分担を明記しないこともある。どちらかというと、弊社がやらないこと(つまりクライアント側や別ベンダーにお願いしたいこと)について、明示的にしたい場合に作成する
  • ⑧弊社の差別化要素、だけは特殊
  • コンペがない場合、①~⑦がクライアントの要望通りであれば、受注確度は高い
  • コンペの場合、重要となる要素だが、差別化要素は状況により、異なる
  • 目的を正しく理解していることかもしれないし、アプローチが確実であること、スケジュールが早いこと、信頼できる体制であること、過去の実績が豊富なこと、金額が安いこと、など差別化要素は様々なため、①~⑦に混ぜ込んで、そこはかとなく語ってもよいし、別立てでページを分けて、スペシフィックに記載してもよい

①本取組みの目的

①本取組みの目的の記載する内容とTipsは以下の通りです。

本取組みの目的の記載する内容とTips

  • プロジェクトによって、顧客にもたらされる経営的なメリットや意義についての弊社の理解を記載
    ・経営的メリット・意義ある事柄の例
    ・中長期的なクライアントの方向性をドライブする内容(中期計画の達成など)
    ・売上向上・コスト削減・高品質化・組織強化などに寄与する内容
  • この取組みを終えた先に何が待っているのか、ありありと記載することで期待感を醸成する
  • お客さんが望んでいる「これをやって欲しい」ということをそのまま記載するのは、望ましくない
    ・あくまでそれを通して、達成したい経営的な意義を書く。売上向上につながるドライバーの発見、顧客理解の深化、プロセスの効率化、コストの削減、などなど、社長に読ませても、意義が感じられることを意識して記載することが重要
    ・ヒアリング段階で、経営的意義を意識して質問しないと、結局何の為にやっているのか、わからず、うまく書けなくなる。ヒアリング時に注意して質問することが重要
  • やってみないとわからないかもしれないが、提案書上、最も難易度が高いスライド。端的になぜそれをやる意味があるのか、枝葉末節を省いて、社長に直言するつもりで、最も重要な点に絞って記載する

①本取組みの目的の記載例

②提案のスコープ

②提案スコープの目的の記載する内容とTipsは以下の通りです。

提案のスコープの記載する内容とTips

  • 今回どこから・どこまでは支援するのか、クライアントにわかるように記載
    ・逆に言うと、ここはやらないということであれば、それも記載する
    ・そのため、「⑤役割分担」(WHO)に相当する記載内容が同時に書かれることもある
  • ここで、提案のスコープを明確に記載されていないと、目的の達成に必要な作業をどこまでもエンドレスに支援し続けるリスクを抱えることになる
  • そのため、前章で経営的な意義を目的としてしっかり書いた上で、そのためにここをやる・ここはやらない(お客さんにお願いする・あるいは他社にお願いする)範囲を明確に規定する
  • 特に初めてお付き合いするお客さんの場合、自社の支援の仕方については理解していないので、明確な記載をしておくことが有効なリスクヘッジとなる
  • ただし、リスクヘッジ中心の記載や説明が丁寧すぎると、「色々理由を付けて面倒なことをやってくれないのではないか?」という不安感を読み手に醸成するため、攻めと守りのバランス感覚が重要
  • あくまで、大きな構想の内のファースト・ステップであることを確認できるよう、記載する場合もある
  • 「本提案のスコープ」と書かずに、 「検討領域」、「支援テーマ」などと書く場合もある

②提案スコープの記載例

③検討アプローチ

③検討アプローチの記載する内容とTipsは以下の通りです。

検討アプローチの記載する内容とTips

  • 「②提案のスコープ」でやる作業の範囲が明確化されたのを受けて、それらのスコープについて、具体的にどのような進め方をするのかを記載す
  • 「目的とかスコープとか言われましたが、結局何をしてくれるんですか?」の疑問に答える
  • プロジェクトの作業の前後関係がわかるようにしながら、何をどんな順番で行うのかを記載する
  • 具体的な作業内容や、何を作り上げるのかイメージが湧くもので肉付けを行う
  • 議論のたたき台となるもの
    ・成果物イメージ
    ・他社で支援した際のアウトプット、等
  • 月・四半期単位程度での大まかなスケジュール感も合わせて記載されることも多い
    ・「④スケジュール」の章ではさらに詳細に記載
  • 提案書全体の構成の中では最も紙幅が割かれる章となることが多い

③検討アプローチの記載例

④スケジュール

④スケジュールの記載する内容とTipsは以下の通りです。

スケジュールの記載する内容とTips

  • 「③検討アプローチ」で具体的な作業内容・進め方を明らかにしたのを受けて、月次ないし週次の詳細なスケジュールに落として記載する
    ・半年~年などの長期プロジェクトの場合、月次程度の細かさで記載
    ・数か月程度であれば、週次で記載
  • これにより、毎週何の作業が予定されているのか、どの作業とどの作業が同時で進むのか、中間報告会などのマイルストーンが何か、を明確にする
  • 各作業の必要期間を見積もりを積み上げ、結果としてプロジェクト期間全体が、長すぎず・短すぎず、適切なものであることを示す
  • よほどの事情がない限り、1ページに収めて記載する
  • ここが差別化やアピールポイントになることはまれであるため、とにかくフィージブルな期間の設定であることを示す
    ・あるいは、クライアント要望でタイトなスケジュールである場合には、そのタイトさを理解してもらった上で進めるための役割も果たす
  • 提案時点で既にプロジェクトのキックオフに臨むつもりで記載し、プロジェクトのデリバリリスクをコントロール下に置く
  • リスクの高い作業は予め特定し、備えを十分にする

④スケジュールの記載例

⑤役割分担

⑤役割分担の記載する内容とTipsは以下の通りです。

役割分担の記載する内容とTips

  • 必ず章を分けて書くべきか、というとそうでないことも多い
    ・既に付き合いがあるクライアントで、役割分担を文書に落としておかなくてもリスクが大きくない場合などは省略しても問題ないことは多い
  • 従ってあえて書くときには、自社がやる作業を明確化する目的よりも、“できない・やりたくない作業”や“お願いしたい作業”を明確化する目的で記載することが多い
  • システム開発など工数が大きなプロジェクトでは、リスクヘッジのために、より詳細な粒度で記載することを推奨
  • 尚、概要レベルの内容の記載で十分ならば、「②提案のスコープ」の章の中に包含させると、話が流れることが多い

⑤役割分担の記載例

⑥体制

⑥体制の記載する内容とTipsは以下の通りです。

体制の記載する内容とTips

  • プロジェクトに参画するメンバーとレポートライン・責任者がわかるよう、体制図として記載
  • クライアント側の参画者がわかっている場合には、併せて記載
    ・自社のどのメンバーがクライアント側のどのメンバーと相対するのか、わかるよう記載
    ・クライアント側の参画者がわからなければ、自社のみの体制を記載
  • 参画者が決まっていなければTBDとして記載。ただしせめてプロジェクトマネージャまでは決めてから提案する
  • メンバー毎に参画期間に違いがあれば、併せて記載
  • 参画工数(100%・20%、フルタイム/パートタイムなど)については、クライアント側の要望・雰囲気に合わせる
    ・単価を教えて欲しい要望が特にないのであれば、伏せておいた方がよい
    ・ 一方フルタイムでなく、パートタイムならばその旨は伝えた方がよい(メールや電話への反応速度への不満を発生させない)

⑥体制の記載例

⑦報酬見積

⑦報酬見積の記載する内容とTipsは以下の通りです。

報酬見積の記載する内容とTips

  • これまで述べてきたスコープ、アプローチ、スケジュール、体制を踏まえて、いくらかかるのかを記載
  • 提案にまつわる諸条件も合わせて記載
    ・税抜き表示であること
    ・交通費等経費の取扱い
    ・プレスリリース・ロゴ等、外部公表について
    ・知財の取扱い等

⑦報酬見積の記載例

⑧差別化要素

⑧差別化要素の記載する内容とTipsは以下の通りです。

差別化要素の記載する内容とTips

  • ⑧弊社の差別化要素、だけは特殊
    ・コンペがない場合、①~⑦がクライアントの要望通りであれば、受注確度は高い
    ・コンペの場合、重要となる要素だが、差別化要素は状況により、異なる
    ・目的を正しく理解していることかもしれないし、アプローチが確実であること、スケジュールが早いこと、信頼できる体制であること、過去の実績が豊富なこと、金額が安いこと、など差別化要素は様々なため、①~⑦に混ぜ込んで、そこはかとなく語ってもよいし、別立てでページを分けて、スペシフィックに記載してもよい

⑧差別化要素の記載例

まとめ

  • 効果的な提案書に唯一の正解はない
  • また必要なスキルを高めるための特効薬も恐らくなく、経験・試行錯誤の積み重ねが必要
  • 意思決定は右脳でなされ、その理由づけの言語化を左脳で行っていることを踏まえると、論理の積み上げだけでなく、感覚として欲しい・一緒に仕事をしたいと思わせることが重要そうだ
  • 天才的な人もいるが、個人的には場数でかなり成長できるように思う

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