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説明下手を克服するためのたった2つの大原則を紹介!

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  • 説明下手な人の特徴は何?
  • 説明下手を克服するにはどうしたらいいのだろう?

 

このような悩みを解決するための記事を用意しました。

この記事を読むことによって、説明を上手くするためのコツがわかります。

この記事では、「説明下手な人の特徴」、「説明下手を克服する方法」を解説していきます。

説明を上手くするコツには「相手の目を見て話す」とか「逆説を使う」とか細かいテクニックの話がありますが、ここでは劇的に上手くなる2つの大原則のみお伝えします。

記事を読み終えると、「結局、何が言いたいかわからない」と言われることがなくなるでしょう。

 

説明下手な人の特徴

説明下手な人の特徴

説明下手な人の特徴は、以下のように説明の目的を「伝える」としていることが挙げられます。

この説明の目的をどこに設定するかによって、説明が上手くなるか下手になるかの分かれ目になってしまいます。

説明の目的

  1. 説明の目的①:伝える
  2. 説明の目的②:伝わる
  3. 説明の目的③:聞き手が動く

 

1.説明の目的①:伝える

これは話し手が聞き手に一方的に情報を伝えることになります。

説明の目的が「伝える」ことであると、相手のこと考えずに自分がどう上手く話せるかに意識がいってしまいます。

そうなると、自分が伝えたいことと相手が受け取ることに差が生まれてしまい、次の「伝わる」まではいきません。

 

2.説明の目的②:伝わる

これは話し手が伝えたことを聞き手も理解していることになります。

説明の目的が「伝わる」ことであると、相手に自分の説明を理解してもらうことだけに意識がいってしまいます。

そうなると、聞き手は「あなたの説明は理解しましたが、私はそれを受けてどうすればいいですか?」となり、説明する前と後で何も仕事は進んでいない状態となります。

 

3.説明の目的③:聞き手が動く

これは話し手が伝えた結果、聞き手が動くことになります。

説明の目的を「聞き手が動く」に設定していると、伝える、伝わるに加えて、調査の協力のお願いであったり、稟議を通してくれたりと仕事が進む状態となります。

したがって、事実、意見を伝えるに加えて、「お願い」をしなければなりません。

 

説明下手な人は、この目的意識を「聞き手が動く」に設定するだけによってもかなり説明の仕方が変わるので、実践してみることをおすすめします。

 

説明下手を克服する大原則①説明は結論から

説明下手を克服する大原則①説明は結論から

「結論を先に言いましょう」と言いますが、正直これだけ実践していても説明が上手になるわけではありません。

結論を先に言うことは大事なのですが、結論はそもそも何なのか、結論を伝えた後にどのように何を伝えるかも大事なのです。

 

大きい情報から小さい情報へ

思いついた順番ではなく、聞き手が聞きやすい順番で話すことは重要です。

<悪い会話>

  • Aさん:商品Aの在庫は十分にありますか?
  • Bさん:在庫は100個あります。1割を切ったところでしょうか。
  • Aさん:それって、在庫は十分にあるといえるのですか?

<良い会話>

  • Aさん:商品Aの在庫は十分にありますか?
  • Cさん:在庫は少なくなってきているので発注をする必要があります。通常倉庫の1割以下になったら発注します。倉庫は1,000個まで抱えることができて、現在90個なので、これから910個の発注をします。

もちろん下の方が分かりやすかったと思います。

人は説明を受けるとき、意識して聞きたい情報を待っています。

この場合だと、Aさんが意識して聞きたいことは以下の順番になります。

  • STEP1:商品Aの在庫は十分にあるかを知りたい(質問) → 在庫は十分にない
  • STEP2:なぜ十分にないと言えるのか前提なのか知りたい → 倉庫の1割以下になったら十分にないと言える
  • STEP3:今の具体的な数字を聞きたい → 現在90個/1000個

このように最初に相手が概要をイメージできるような大きい情報を話すことで、ようやく小さい情報が入ってくるようになるのです。

 

先に結論は何か決める

「結局、何が言いたいの?」と言われたことはないでしょうか。

この場合、「話の結論」を聞き手に伝えられていないことが原因だと考えられます。

以下の具体例を見てみましょう。

<説明>

  • 部長、現場に業務改善目的で導入したシステムが機能していないようです。現場からは新しいシステムの使い方が分からないという声があります。また、仕事が機械に奪われてしまうという危機感からデモを起こそうとする人もいます。ちゃんと現場に説明する必要がありそうです。

ここでは、色々伝えようとするあまり、「結局、何が言いたいの?」となってしまっています。

このままでは以下のように、Dさんの言いたいこと(結論)はいくつも想定できてしまいます。

<想定できるDさんの言いたいこと(結論)>

  1. 私にはどこから手をつけていいのか分からないので助けてください。
  2. 私はシステムの使い方の説明をします。部長にはデモへの対応をお願いします。
  3. 一旦、前の業務フローに戻すことを検討ください。
  4. ・・・

結論がいくつもある状態であると「結局、何が言いたいの?」になってしまいますので、最初に話の結論を1つに絞るようにしましょう。

人は短い時間で多くのことを一気に理解することができないので、「1つの話に結論は1つ」を心がけることで相手の理解も深まります。

 

結論がいくつもある場合は、冒頭で言う

「1つの話に結論は1つ」といっても、「伝えたいことがたくさんある!」という場合もあるでしょう。

その場合は、冒頭に「3つ伝えたいことがあります!」と、伝えたいこと(結論)がいくつあるのか先に言うのです。

<説明>

  • 今日は3つの話があります。1つ目は、弊社の概要。2つ目は、弊社の実績。3つ目は、弊社の今後の展望。1つ目の弊社の概要から話しますと・・・

最初に結論の数がわかっていると、相手も聞きやすくなります。

 

前提条件を確認する

結論というものは、前提条件で大きく変わります。

例えば、設備Aを購入するのか、設備Bを購入するのかの結論を迫られたときに、「金額」や「納期」などの前提条件がなければ結論を出すことができなくなってしまいます。

この前提条件の確認不足が、結論から伝えられない原因でもあります。

したがって、結論を出す前に、何を前提とするのか、何を優先するのかを確認しなければなりません。

事前に前提条件が決められている場合は、その条件で結論を出していけばいいのですが、事前に前提条件が決められていない場合は、前提条件を置いて結論を出していく必要があります。

 

説明下手を克服する大原則②説明は短く

説明下手を克服する大原則②説明は短く

説明下手な人は、とにかく情報を伝えれば伝えるほど相手に理解してもらえると考えてしまいがちです。

これは全くの逆で、先ほどお伝えした通り、人は短い時間で多くのことを一気に理解することができないので、余計なことは話さずに伝えたいことだけを伝えることが大事なのです。

 

不必要な情報はカット

話がムダに長い人は、「必要な情報」と「不必要な情報」を見分けることができずに全て話してしまう人のことです。

このような人の話は聞いていて疲れてしまいますし、結局何が言いたいのかが分からなくなってしまいます。

では、「必要な情報」と「不必要な情報」をどのように見分ければいいのでしょうか。

それは、聞き手の立場に立って、聞き手が知りたいと思う情報が「必要な情報」で、聞き手がどうでもよいと思う情報が「不必要な情報」になります。

以下は、部下が部長へ「昨日のクライアントへの提案」の結果を伝えようとしている状況を考えてみましょう。

<説明>

  • 昨日、クライアントへ提案をしてきたので報告します。昨日は、キーマンのAさん、担当者のBさん、Cさん、Dさんが出席されました。まずは、我々の過去実績の説明をしてきました。次にプロジェクターを使ってプレゼンをしまして、提案の内容は理解してもらえました。1つだけ「納期はいつまでか?」という質問があり、8月と回答しました。最後にAさんが「ぜひこの話を前向きに進めたいので、これからもお願いします」と言ってもらえました。

部長はおそらく「この案件の受注確度」が知りたいので、太字の部分だけを伝えるだけで十分なのがわかります。

このように聞き手が何を知りたいのかを把握したあとに、伝えるようにしましょう。

 

短く文章を切って伝える

サウンド・バイトという言葉をご存知でしょうか。

ニュースなどの放送用に抜粋された言葉や映像。特に、政治家や評論家などの言動の一部を引用したものや、放送のためにまとめた短い発言をいう。

引用元:コトバンク

サウンド・バイトを活用することで、オバマ元大統領の「Yes We Can!」、小泉元総理の「自民党をぶっ壊す!」のように短い文章にも関わらず、心に残るメッセージとなるのです。

なぜ、短い文章でも伝わるのかというと、文章を短くしようとすればするほど、話し手は「厳選して言葉を選ぶ」ようになるからです。

伝えたいことを伝えるために、最も適した言葉を使おうと努力した結果、聞き手にわかりやすい言葉になっていくわけです。

したがって、伝える前に「もっと短い文章で表現できないか」と考えることで、より聞き手に伝わりやすくなるのです。

 

クローズド・クエスチョン

質問には「オープン・クエスチョン」と「クローズド・クエスチョン」があり、説明が上手い人(説明が短い人)は「クローズド・クエスチョン」を使って、聞き手に考えさせません。

オープン・クエスチョン:「あなたはどう思いますか?」など、答えは無限にある中から回答してもらう

クローズド・クエスチョン:「あなたはAかBかどちらが良いと思いますか?」など、限定した選択肢から回答してもらう

話し手の方が多くの情報量を持っており、より多くの時間をかけてその問題に向き合っているため、答えの選択肢をあらかじめ考えることができます。

それにも関わらず、情報量が少なく、あまりその問題と向き合っていない聞き手に「あなたはどう思いますか?」と質問をすると、「〇〇の詳細を教えて頂かないと分からないので説明してください」と、全く重要ではないところの説明を求められ、ムダな説明の時間が掛かってしまうかもしれません。

そのため、話し手は「今の私の説明を踏まえてAかBどちらが良いと思いますか?」と選択肢を提示してあげることが重要なのです。

 

話の意図を伝える

話の「内容」だけを伝えるのではなく、話の「意図」も伝える必要があります。

たとえば、以下のように後輩に「お願い」をする場合を考えてみましょう。

<説明①>

  • 今日中にA社に関する情報収集をしておいて。

<説明②>

  • 今日中にA社に関する情報収集をしておいて。明日A社に往訪する際にどのテーマで会話をするか辺りをつけたいから。

後輩は①よりも②の方が具体的にどこまで情報収集をすればいいのかがはっきりします。

①の場合だと、会社概要(売上、事業内容など)まででよいのか、中期経営計画まで情報収集しなければいいのかわかりません。

①のように話の「内容」ではなく、話の「意図」が伝わってないことも多々あるのです。

 

まとめ

  • 説明下手な人の特徴は何?
    ⇒説明の目的を「伝える」に設定しまっている
  • 説明下手を克服するにはどうしたらいいのだろう?
    ⇒「説明は結論から」「説明は短く」

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