社内スキル

【仕事術】メールを雑にしている人必見!仕事のできる人はメール一通で分かる

投稿日:2019年1月14日 更新日:

この記事を読んで欲しい人

  • メールを雑にしている人
  • メールの重要性を分かってない人
  • メールで相手を怒らせたことがある人
  • メールが上手くなりたい人
  • 仕事相手と良い関係を築きたい人
  • メールで損をしたくない人

仕事における「メール」にどのくらい気を遣っていますでしょうか。

「たかがメールでしょ!?」と思う人もいれば、「メールの一語一句気を遣っている」と言う人もいるでしょう。私はここに仕事ができる人かできない人かのレッテルが貼られるかの分かれ目があると思っています。

仕事はちゃんとしているはずなのに、なぜかお客様、社内の人からの信頼を得られないと感じている方は、実はメールをおざなりにしている可能性があります。私自身もメールの文面だけで、「この人とは仕事したくないな」とか、「この人頭は良いのにもったいないな」と感じることが多々あります。

今一度仕事におけるメールの位置づけを確認し、どうしたら上手なメールができるようになるかを体験談を踏まえてご紹介します。

仕事でコミュニケーション手段のメールはどのくらい使っている?

さて、そもそも仕事上で「メール」はどれくらい利用しているのでしょうか。

仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メール」(96.50%)が最も多く、「電話」(90.02%)、「会う」(68.87%)と続きます。「メール」「電話」「会う」の3つが仕事では主要なコミュニケーション手段だといえ、この並び順は2011年から変わりません。「会う」は2017年の74.07%から5.2ポイント減り、「LINE(LINE WORKSを含む)」は2017年の19.42%から4.03ポイント増えて23.45%に。「ChatWork」(8.50%)、「Skype(Skype for Businessを含む)」(8.09%)、「Slack」(2.26%)の登場など、コミュニケーション手段が多様化していることが分かります。 出展:一般社団法人日本ビジネスメール

一般社団法人日本ビジネスメール協会によると、仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」(96.50%)とのことです。

これだけでもメールを雑にできないのが分かりますよね。

「会った時にどれだけ自分の想いを伝えられるかが大事だ」「提案書の内容がしっかりしていれば大丈夫」と思っている人も、実はほとんどメールというコミュニケーションだけで仕事が完結していたなんてこともあるのではないでしょうか。

 

メールで不快に感じることはあるのか?

前章では仕事でコミュニケーション手段としてメールをかなり利用していることが分かりました。それでは、最も多く利用しているメールで不快に感じている人はどれくらいいるのでしょうか。

過去一年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことが「よくある」(3.12%)と「たまにある」(37.23%)の合計が40.35%で、4割を超える人が不快に感じたことがあると分かりました。不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」(36.70%)です。質問に答えていないことは、送信者の立場では比較的、軽視されがちですが、受信者の立場では失敗として認識されやすく、さらに不快感にもつながることが分かりました。メールを受け取り、不快に感じたことを相手に指摘したことが「よくある」(1.61%)と「たまにある」(19.63%)の合計は21.24%です。一方、「ほとんどない」(40.70%)と「まったくない」(38.06%)の合計が78.76%で、8割近い人が不快に感じても相手に指摘をしていないことが分かりました。不快感のような主観的なことは、指摘しにくい、指摘を避ける、そうした傾向にあると考えられます。指摘されないだけで、相手を不快にしている可能性があります。 出展:一般社団法人日本ビジネスメール

4割を超える人が仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがあるそうです。不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」(36.70%)というもので、上位は文章に関わるものがほぼ独占していることが分かりました。

指摘されていないだけで、「あの人何言っているか分からないな」と思われていることはないか、今一度振り返ってみましょう。

 

不快に思うメール事例

ここからは事例を踏まえてお話をしましょう。新規クライアントからアポイント依頼がきたことを想定してみましょう。

<例①>

〇〇株式会社
△△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社□□の▽▽です。

この度は弊社にお問い合わせ頂きありがとうございます。
ぜひ一度お会いして、ご要望の詳細をお伺いしたいと思います。

直近でご都合が良い日にちはありますでしょうか。

ご連絡お待ちしております。

株式会社□□
▽▽

<例②>

〇〇株式会社
△△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社□□の▽▽です。

この度は弊社にお問い合わせ頂きありがとうございます。
ぜひ一度お会いして、ご要望の詳細をお伺いしたいと思います。

こちら側の都合で恐縮ですが、下記日時のご都合はいかがでしょうか。

(1)1月15日(火)14:00-15:00
(2)1月16日(水)17:00-18:00
(3)1月17日(木)10:00-11:00
※場所は貴社を想定
※弊社側は2名を想定

当日は以下アジェンダの通り進行できればと思います。
お打合せまでに以下②の貴社ご要望を整理頂ければ幸いです。
①弊社紹介:10分
②貴社ご要望:30分
③質疑応答:20分

ご連絡お待ちしております。

株式会社□□
▽▽

明らかに例②の方の良いと思いませんか。何が良いのでしょうか。

<例①/例②>

  • カレンダーを一から見なければいけない/指定された時間をみて〇×をつければ良い
  • 場所がどこか分からないから聞かなければいけない/場所が明確
  • 打合せまでに何を準備すればいいのか不明/打合せまでに準備するものが明確

例①のようなメールをたまに見かけないでしょうか。このメールだけで「この人仕事できなそうだな」「会うだけ時間が無駄そうだな」「話が前に進まなそうだな」「この会社大丈夫かな」と色々想像することでしょう。

これは初めて会う場合の例ですが、会う前にメール一通で文面以外の情報もキャッチして、この人の印象を形成してしまっているのが分かるでしょう。

相手の立場に立ってメールをするべき

何を今さらと思う人もいるかもしれません。

ただ、上記で見た通り、事実メールで不快と感じている人もいるわけです。9割以上がビジネスメールの社員研修を受けていないという数字もある中で、どうすれば良いのでしょうか。

その答えは「とにかく相手の立場に立って考える」です。相手の立場に立てば研修を受けた受けてないなんて関係ありません。

自分がこれから送信しようとするメールを自分自身が受信したと仮定して、下記点を確認してみましょう。

  • 目的が理解できるか(質問に答えて欲しいのか、ただ内容を確認して欲しいだけなのか等)
  • 内容は理解しやすいか
  • 質問がありそうな箇所はどこか(その回答を含めているか)
  • etc・・・

私自身もそうだったのですが、メールが上手にできるようになるには、CCで飛んでくるメールの上手い人の文面を真似することです。

本やネット等でも勉強するものは提供されていますが、メールで1冊の本をわざわざ読む気にならないでしょう。少なくとも私はなりませんでした。それであれば、日々メールが飛んでくる文面を見て勉強していけば良いと思います。

自身がない人は、メールが上手いと思う人に、送信する前に見てもらうのが良いでしょう。

 

まとめ

ここでは、仕事におけるメールの大事さをお伝えしました。

これまで私は「クライアントをメールで怒らせてしまった人」「メールで第一印象が悪かったために、その後も取引が上手くいかなかった人」等、メールで損している人を何人も見てきました。

そんなことにならないように、今一度メールの位置づけを考え直し、メールの上手い人になって頂ければと思います。

Copyright© Job College , 2019 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.